Как наладить продуктивную работу с удаленной командой. Чек-лист

Дистанционная работа по понятным причинам стала очень распространенной. И это серьезный вызов для руководителей: привычные подходы к организации рабочих процессов, контролю и мотивации сотрудников на удаленке не так эффективны. Приходится искать и вырабатывать новые. Или заимствовать опыт у закоренелых удаленщиков

CEO RedLab Сергей Азоркин составил чек-лист, основываясь на собственном опыте — сотрудники компании уже более семи лет работают из десятка разных стран.

Найм сотрудников

• Норма для 2021 года — не ограничивать найм одной с вами географической локацией. Если кандидат уверен, что он сможет проникнуться корпоративным духом вашей компании дистанционно и на собеседовании вы понимаете, что смотрите в одну и ту же сторону, — это уже повод дать ему шанс, даже не встретившись лично.
• Важно: не думайте, что, выбирая сотрудников из регионов или других стран, вы существенно сэкономите за счет пониженной ЗП. Пандемия и всеобщий переход на удаленку создали общее пространство рынка труда и соответствующим образом изменили зарплатные ожидания специалистов. Зато вы будете вольны выбирать не только из ограниченного числа кандидатов в вашем городе, а из великого множества вариантов, среди которых могут встретиться поистине уникальные специалисты.
• Еще до первого собеседования у вас должно быть понимание не только обязанностей будущего сотрудника и набора обязательных для него рабочих инструментов, но и общего психологического портрета вашего будущего коллеги. Понятно, что все хотели бы видеть сотрудников с идеально отточенными hard и soft skills, но это не очень реалистично. Определите, что важнее для данной конкретной должности, — максимально релевантный опыт работы или широкий кругозор? Грамотная устная и письменная речь или дисциплина в заполнении таймшитов?
• Для тестирования hard skills предоставляйте кандидатам задание из вашей реальной рабочей практики, а не абстрактное. Такой подход позволит вам убедиться в профессиональной пригодности кандидата, а ему — прямо с этапа собеседования проникнуться спецификой работы именно вашей компании.
• При прочих равных отдавайте предпочтение сотрудникам с высокими личностными компетенциями и развитыми навыками коммуникации. Возможно, на одном из этапов собеседования стоит даже подключать психолога, который сможет объективно оценить soft skills кандидата. Эти навыки особенно важны при удаленной работе. Излишне замкнутые и непонятливые сотрудники могут осложнить процесс обучения и дальнейшее взаимодействие внутри команды.

Организация работы

• Правильное распределение ролей — ключ к успеху любого дела. При распределении ролей в командах мы рекомендуем пользоваться моделью командных ролей Белбина.
• Интегрируйте в каждый отдел, вне зависимости от специфики его работы, обычную для программистов практику организации ежедневных стендап-созвонов. Это краткая, не более 15 минут, ежедневная встреча команды в начале рабочего дня, где каждый сотрудник рассказывает о текущем статусе своих задач. Это обеспечивает прозрачность рабочего процесса для каждого из его участников.
• Ежедневная мини-отчетность мобилизует команду и позволяет не потерять нужный фокус в работе. При этом абсолютно нормально, если человек скажет, что за прошедший рабочий день не успел завершить ни одной существенной задачи: тревогу стоит бить только тогда, когда таких дней на неделе у этого сотрудника будет большинство.
• Чтобы руководитель и сотрудник всегда находились в одной системе координат, последний может распределить свои задачи таким образом, чтобы продолжительность каждого этапа не превышала одного день. Шаг за шагом закрывая этапы объемного блока работы и фиксируя свои успехи, исполнитель избавится от прокрастинации и привычки закрывать вопросы в последний день.
• Удаленная команда означает дополнительные обязательства руководителя подразделения: в его обязанности должно входить регулярное проведение личных встреч или онлайн-созвонов с каждым из сотрудников. Они помогут прочувствовать общий настрой каждого из коллег и при необходимости корректировать его загрузку, задачи, формировать новые KPI, определять новые приоритетные векторы движения в работе.

Рабочие инструменты

Стандартный набор программ для организации распределенной работы следующий:

• Jira, Confluence, HelpDesk — для ведения проектов;
• Asana — как внутрикорпоративный таск-трекер для задач, связанных с внутренними процессами;
• Slack — для оперативной связи;
• Miro — для проведения командных сессий.

Вы можете применять не именно это ПО, а аналоги, но организовать эффективную распределённую команду без таск-трекеров и мессенджеров, увы, не получится. Также присмотритесь к LucidChart, Bitrix24, «ПланФакт», «Диадок».

Оценка и мотивация

• Тайм-трекеры и таймшиты — важные инструменты для качественной удаленной работы, которые экономят время руководителя и нервы сотрудников. Оба, по сути, несут одну и ту же функцию — позволяют понять, сколько конкретно времени уходит у сотрудника на решение той или иной задачи. Только если в таймшит сотрудник вводит данные о затраченных часах самостоятельно, тайм-трекер считывает все его действия в автоматическом режиме. Использование таких средств учёта рабочего времени даёт всем сторонам наглядное понимание актуального статуса работ и затраченного времени, а также позволяет прогнозировать будущую загрузку членов команды.
• При этом запомните: оценивать сотрудников исключительно по данным из скоринговых систем — прямой путь к развалу бизнес-процессов. Грамотный сотрудник может не один день потратить на изучение базы знаний по проекту и поиск лучших практик по решению задачи. Потраченное им время в итоге сэкономит ваше, но, по мнению бездушных скоринговых систем, подобный google research будет выглядеть как повод для наказания.

Именно такой подход привел к недавнему скандалу с компанией Xsolla, чей генеральный директор, получив агрегированные данные об активности членов команд в таск-трекерах и внутренних мессенджерах, обвинил их в отсутствии «вовлечённости» при работе на удаленке.

В конечном итоге самый существенный критерий оценки деятельности того или иного сотрудника — не то, как он выстраивает рабочий процесс, а то, насколько качественно и в срок он выполняет задачи.

• Эффективность работы удаленной команды прежде всего зависит от умения руководителя правильно выстраивать коммуникацию, четко и детально формулировать задания. Проговорив задачу, обязательно фиксируйте ее письменно. Таким образом вы избежите ситуации, когда одни и те же слова и критерии успеха будут по-разному поняты руководителем и исполнителем. Показатели эффективности работы каждого сотрудника должны быть подтверждены им же, а не волюнтаристски придуманы руководителем.
• Еще одна обязанность грамотного руководителя — регулярно доводить до всех сотрудников цели компании и стратегию ее работы в данный период. Стратегия определяет тактику, а значит, и конкретные ближайшие задачи и шаги. Понимание вектора движения компании в целом позволит сотруднику принимать на своем уровне решения, которые не создадут проблем в будущем. Кроме того, регулярные сообщения о том, что компания решает глобальные вопросы и добивается в этом успехов, дополнительно мотивируют сотрудников.
• Каждого сотрудника нужно регулярно вдохновлять, акцентируя его внимание на видимых результатах. Чем выше будет мотивация специалиста, тем эффективнее он сможет работать. В качестве дополнительной мотивации внедрите возможности персонального развития. Кто-то из ваших сотрудников хочет расти горизонтально, а кто-то — освоить смежные области. Заведите для каждого сотрудника индивидуальный план развития в зависимости от его личных предпочтений и организуйте систему менторов из соседних отделов, если это необходимо.

Источник: Секрет Фирмы